MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE VG ZIELCKE S.A.S.

INTRODUCCIÓN

VG ZIELCKE S.A.S. es una empresa dedicada al diseño y comercialización de prendas y accesorios de vestir, comprometido desde su origen, según lo establecido por el Estado colombiano, a la prestación de un servicio de calidad para ser garantía de desarrollo de nuestra región.

En búsqueda de salvaguardar las garantías constitucionales consagradas en el Artículo 15 de la Carta Política, referentes al derecho que tienen todas las personas a su intimidad familiar y personal, y así mismo a la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, VG ZIELCKE S.A.S. presenta a la comunidad las siguientes Políticas de Protección de datos personales, de conformidad con los lineamientos señalados en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

1. OBJETO DEL MANUAL

Por medio del presente documento VG ZIELCKE S.A.S. da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos.

Así mismo, este Manual tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza VG ZIELCKE S.A.S. a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.   

1. DEFINICIONES  

Las siguientes son las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, que permitirán conocer el desarrollo de cada uno de los temas planteados en el presente Manual: 

1. 1.  Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
   2.  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.  
   3.  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
   4.  Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  
   5.  Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. 
   6.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
   7.  Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 
   8.  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 
   9.  Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 
   10. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
   11. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  

• PRINCIPIOS  

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por VG ZIELCKE S.A.S. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.  

1. 1.  Principio de finalidad: El Tratamiento de la información VG ZIELCKE S.A.S. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social. 
   2.  Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
   3.  Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
   4.  Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan. 
   5.  Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   6.  Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
   7.  Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.  

• TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES:

De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, VG ZIELCKE S.A.S. considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible. De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como: a) El origen racial o étnico del Titular; b) La orientación política del Titular; c) Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular; d) La pertenencia a sindicatos, ONGs, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición; e) Información relativa a la salud del Titular; f) La inclinación sexual del Titular.

VG ZIELCKE S.A.S. se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos: a) Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento. b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular. c) Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical. d) El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, VG ZIELCKE S.A.S. tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, interpretación ésta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procurará VG ZIELCKE S.A.S. en el Tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data. En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de VG ZIELCKE S.A.S. siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

• DERECHOS Y DEBERES

•  DERECHOS DE LOS TITULARES  

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:   

1. 1. 1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado. 
      2. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley. 
      3. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información. 
      4. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a VG ZIELCKE S.A.S. para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
      5. Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
      6. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VG ZIELCKE S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento.

VG ZIELCKE S.A.S. mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en estas Políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.   

•  DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

VG ZIELCKE S.A.S. como Responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo: 

1. 1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data. 
   2. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
   3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
   4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
   5. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.
   6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. 
   7. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

•  DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN  

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Habeas Data. 
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Lay 1581 de 2012. 
4. Actualizar las novedades sobre la información reportada por los Titulares de los datos dentro de los (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo Bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

•  RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. 

VG ZIELCKE S.A.S. como persona Jurídica, es la responsable general del tratamiento de la información que reposa en las Bases de Datos de cada una de las áreas que la conforman, sin embargo, ha determinado como Responsable, al Departamento Administrativo y unos Encargados internos en virtud de la clase de datos manejados por ellos, estos son:

• AUTORIZACIÓN  

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de VG ZIELCKE S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. VG ZIELCKE S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.   

1. 1.  FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por VG ZIELCKE S.A.S. y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.   

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por VG ZIELCKE S.A.S. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.   

La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales: a) Quién recopila su información personal (responsable o encargado), b) Qué recopila (datos que se recaban), c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento), d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados, e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.   

1. 1.  PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: VG ZIELCKE S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.   
   2.  AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  
   3.  CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento; b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo; c) Los derechos que le asisten al Titular; d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. e) No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.  
   4.  AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: La VG ZIELCKE S.A.S. conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, VG ZIELCKE S.A.S. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

• PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

1. 1.  DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, VG ZIELCKE S.A.S. debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías: a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales. b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable. c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de VG ZIELCKE S.A.S. de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento. Parágrafo: VG ZIELCKE S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.  
   2.  CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, VG ZIELCKE S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.   

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales VG ZIELCKE S.A.S. garantiza:   

1. 1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. 
   2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad. 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.   

1. 1.  RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:   

1. 1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.   

Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra VG ZIELCKE S.A.S. éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.   

1. 1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.   
   2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

1. 1.  IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS: En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a VG ZIELCKE S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.   

1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:   a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. c) Por estipulación a favor de otro o para otro. d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.  

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.  

2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por VG ZIELCKE S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Parágrafo primero: Rectificación y Actualización de Datos. VG ZIELCKE S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.  

VG ZIELCKE S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

VG ZIELCKE S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página Web. Cada vez que VG ZIELCKE S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página Web.    

Parágrafo segundo. Supresión de Datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a VG ZIELCKE S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013;  b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados; c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. 

Parágrafo tercero. Ejercicio del Derecho de Supresión. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por VG ZIELCKE S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.  

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, VG ZIELCKE S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.     

1. 1.  REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, VG ZIELCKE S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.  

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que VG ZIELCKE S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.   

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.  

1. 1.  Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.  

Los mecanismos o procedimientos que VG ZIELCKE S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.           

• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 

1. 1.  MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, VG ZIELCKE S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
   2.  IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: VG ZIELCKE S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.  

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos: a) Capacitación del personal que ingresa a la empresa acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos; b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos; c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; d) Funciones y obligaciones del personal; e) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan; f) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias; g) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos; h) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente;  i) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado; j) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo; k) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

1. 1. ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: VG ZIELCKE S.A.S. designa al área Administrativa para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darles trámite oportuno a sus solicitudes. Estas funciones se desarrollarán con el apoyo del Área Administrativa y de los encargados del Área Jurídica. Por tanto, el área Administrativa será la responsable al interior de VG ZIELCKE S.A.S. de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.
   2. VIGENCIA: La presente Política rige desde el primero (1) de diciembre de 2019. Las bases de datos tendrán una vigencia, de acuerdo al tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta la regulación existe.

• DIFUSIÓN Y DISPOSICIÓN DEL MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: El presente Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, permanecerá disponible en la página web de VG ZIELCKE S.A.S., www.shopztella.com de manera permanente a partir de la fecha de su entrada en vigencia.